第一章 总 则
第一条 为规范行政执法行为，保障公民、法人和其他组织的合法权益，根据《中华人民共和国行政处罚法》和有关法律法规，制定本规范。
第二条 本规范规定的文书适用于现场监督检查、行政处罚等行政执法活动。
第三条 规范确定的各类文书格式样式由执法局统一制定。
第四条 制作的文书应当完整、准确、规范，符合相应的要求。
第二章 填写要求
第五条 填写执法文书应当使用蓝黑色、黑色钢笔或者签字笔，要求字迹清楚，文字规范，用词准确，标点正确。
因书写错误需要对文书进行修改的，应用杠线划去修改处，在其上方或者接下处写上正确内容。对外使用的文书作出修改的，应在改动处加盖校对章，或由当事人按指纹。
第六条 文书中预先设定的栏目，应当逐项填写（空项应当用杠线表示），不得遗漏或者涂改。有选择项的应当将非选择项用杠线划去。签名和注明日期，必须清楚无误。
第七条 调查询问所作的笔录应具体详细，涉及案件关键事实和重要线索的，应尽量记录原话。不得使用推测性词句，以免发生词句歧义。
对方位、状态及程度的描述记录，应依次有序、准确清楚。
第八条 当场制作的现场勘验笔录、询问笔录、听证笔录等文书，应当场交由有关当事人审阅或者向当事人宣读，并由当事人签字确认。当事人认为记录有遗漏或者有差错的，应当提出补充和修改，并在改动处用指纹或印鉴覆盖。
当事人认为现场勘验笔录、询问笔录所记录的内容真实无误的，应在笔录上注明“以上笔录属实”并签名。
第九条 各类文书中有关共性栏目的填写方法：
文书本身设有“当事人”项目的，按以下要求填写：是法人或其他组织的，应填写单位的全称、地址、联系电话，法定代表人（负责人）的姓名、性别、民族、职务等内容；是个人的应填写姓名、性别、年龄、民族、住址、联系电话等内容。
文书首页不够记录时，可以用续页或附纸记录，但首页、续页及附纸均应由当事人签名并注明日期。
案由统一写法为当事人名称（姓名）+具体违法行为+案，例如王某某违法建房案。文书本身设有“当事人”项目的，在写案由时可省略有关当事人的内容。在立案、调查取证阶段，案由应当加“涉嫌”二字。案由书写形式为：涉嫌+具体违法行为+案，例如：涉嫌销售假药XXX口服液案。自作出行政处罚决定时，不再用“涉嫌”二字。
第十条 对外使用的文书本身设定存根联的，在直接送达的情况下，应由当事人直接签收。没有设定的，一般应使用送达回证。
第十一条 《询问笔录》，是为查明案件事实，收集证据，而向案件当事人、证人或其他有关人员调查了解有关情况时作的记录。
询问内容，应记录被询问人提供的与案件有关的全部情况，包括案件发生的时间、地点、事实经过、因果关系、后果等。
第十二条 《现场勘验笔录》，是在案件调查过程中，对与案件有关的场所、物证进行实地查看、探访时作的记录。
现场勘验时，可以对物证或者现场进行拍照和测量，并通知当事人到场，由勘验人员、见证人和当事人签名或者盖章。当事人拒绝参加的，由两名以上见证人见证，并在笔录中注明，不影响勘验的进行。
第十三条 《责令停止违法行为通知书》是在案件调查中对已经查明的正在进行的违法行为，责令当事人予以停止时填写的文书。
《责令限期改正通知书》，是在案件调查中对已经查明的违法行为，责令当事人限期改正时填写的文书。
责令限期改正必须有合理的期限和复查的文字记录。
第十四条 《证据保存通知书》，是通知当事人对其有关物品实施先行登记保存的文书。
通知书应当写明保存方式、保存期限、保存地点以及保存证据的有关内容。
第十五条 《解除证据保存决定书》和《解除查封（扣押）决定书》，是对先行登记保存物品或者查封扣押物品，需要解除的在规定期限内向当事人发出解除物品控制的文书。
第十六条 《查封（扣押）决定书》，是对当事人有关物品实施查封扣押行政强制措施的文书。
第十七条 《（ ）物品清单》，是《证据保存通知书》、《查封（扣押）决定书》、《解除证据保存通知书》、《解除查封（扣押）决定书》等文书的附件，（ ）中应当填写连接文书名称，如《（证据保存）物品清单》。
《封条》，是在实施查封扣押物品时，对涉案场所、证物采取行政强制措施时使用的标识性文书。
封条上应当注明查封日期和期限，并加盖公章。
封条参考尺寸：大封条长38cm、宽11cm?
小封条长30cm、宽7cm
第十八条 《案件调查报告》，是案件调查终结后，承办人就案情事实、对所调查问题性质的认识、对当事人责任的分析、对当事人的处理意见等，以书面形式向领导或有关部门所做的正式报告。
第十九条 《合议记录》，是对拟适用听证程序的行政处罚或其他较大行政处罚案件在调查终结后，组织有关人员对案件进行综合分析、审议时记录的文字材料。
合议记录应写明案由、合议主持人、参加合议人员、合议时间、合议地点等内容。
合议记录必须包括：违法事实、相关证据、处罚依据、合议建议。对不同的合议意见，应如实记录。
合议结束后，所有参加合议人员都应在每页合议记录上签名并注明日期。
第二十条 《行政处罚听证权利告知书》，是对适用听证程序的较大行政处罚案件作出行政处罚决定前，向当事人告知有要求听证权利的文书。
告知书应写明当事人违法行为、违反的法律条款、将要作出的行政处罚决定的法律依据、行政处罚的种类和幅度，听证机关的地址、联系电话等。
在当事人表明放弃听证权时，应请当事人在“当事人是否要求听证”处写明“放弃听证权”等内容。
第二十一条 《行政处罚听证会通知书》，是经有权要求举行听证的当事人提出，决定举行听证时向当事人发出的书面通知。
通知书应写明举行听证的时间、地点、听证主持人、申请回避的权利、听证机关的地址、联系电话等。
第二十二条 《听证笔录》，是对听证过程和内容的记录。
当事人委托代理人的，应写明代理人的姓名、性别、职务、现在工作单位等。委托代理人应当出具当事人的委托书。
笔录应写明案件承办人、听证主持人、书记员、听证方式、听证地点、听证时间、案由等内容。
笔录应写明案件承办人提出的事实、证据和行政处罚建议，当事人陈述、申辩等内容。
所有参加听证的人员都应当在每页笔录上签名并注明日期。
第二十三条 《听证报告书》，是听证结束后，就听证情况及听证人员对该案件的意见，以书面形式向负责人或有关部门所做的正式报告。
对当事人和案件承办人的陈述应抓住要点，归纳概括。听证结论及处理意见是评议后对案件承办人认定的违法事实是否清楚，证据是否确凿和适用法律是否正确提出的意见。
负责人意见是负责人对听证意见的具体批示。这里的负责人，是执法局负责人，但也可以是经授权的有关主管科(处、室)负责人。
第二十四条 《行政处罚陈述申辩权利告知书》，是在作出行政处罚决定前，告知当事人将要作出的行政处罚决定的事实、理由、依据以及当事人依法享有陈述申辩权利的文书。
告知书应写明当事人的违法行为、违反的法律条款、将要作出的行政处罚决定的法律依据、行政处罚的种类和幅度，当事人进行陈述和申辩的时间、地点、联系电话等。
第二十五条 《行政处罚决定书》，是对事实清楚、证据确凿的违法案件，根据情节轻重依法作出行政处罚决定的文书。
被处罚人是单位的填写单位全称，是个人的填写姓名。同时，还应写明被处罚人的地址。
决定书应写明查实的违法事实、相关证据、违反的法律条款、行政处罚依据、行政处罚决定的内容，同时，应提出责令立即或限期改正的意见。决定书还应当将有关告知事项交代明白，如罚款缴往单位、地址和缴纳期限，复议和诉讼的途径、方法和期限等。
第二十六条 《当场行政处罚决定书》，是对案情简单、违法事实清楚、证据确凿的违法案件依法当场作出处理决定的正式文件。
当场行政处罚决定书的填写与一般程序行政处罚决定书的要求基本相同。
第二十七条 《送达回证》，是将行政执法文书送交有关当事人而证明受送达人已收到的凭证。
送达回证用于直接送达、邮寄送达、留置送达等方式。
送达回证，应写明送达文书名称及编号、受送达人、送达人、送达地点、送达方式等内容。
在当事人拒绝签字而采用留置送达方式时，应在备注栏说明有关情况，并邀请见证人签字并注明日期。
第二十八条 《强制执行申请书》，是在当事人逾期不履行行政处罚决定书中给予的处罚时，执法局为请求人民法院强制执行而提交给人民法院的书面申请。
申请理由要简述被处罚人的违法事实，可依据行政处罚决定书中记载的违法事实来填写，不要填写其他违法事实。其目的主要是证实被处罚人在处罚当时确有违法行为，并依据违法事实给予了行政处罚。
第二十九条 《结案报告》，是对立案调查的案件，在行政处罚决定履行或执行后，或不作行政处罚的案件，报请负责人批准结案的正式文件。
结案报告应填写办案机关、办案人、简要案情及调查经过、处理情况、执行情况、结案建议等内容。
第三章 文书档案管理
第三十条 执法局各单位应当加强对行政执法文书的管理，制定相应的管理制度，落实专人负责管理。
为提高工作效率，可采取提前加盖印章，编号管理等方式。凡预盖印章的文书，应由专人负责编号、登记发放，严防丢失。作废文书注明作废,定期销毁,并做好记录。
第三十一条 执法档案、办案证据须由专人负责，大队建档案室,中队设档案橱,原始档案集中存放在大队,半年一次移交执法监督科。落实防火、防潮、防虫、防盗等安全防护措施。结案后两天内归档或按规定上报执法局有关科室备案、存档、保存。
执法人员当场作出行政处罚的，应将《当场处罚决定书
存根》复印件和《结案登记表》于一周内报执法监督科备案。
各执法大队按一般程序作出的行政处罚，结案后应将每个案件的所有案卷材料装订成册、妥善保存。
各执法大队行政处罚案件的结案情况须每月一次报执法监督科备案。
第三十二条 查处违法案件所形成的案卷材料应按一案一卷形式进行装订，每卷顺序按有关材料形成的时间先后顺序排列。不能随文书装订立卷的录音、录像、摄影、拍照等实物证据，应当放入证据袋中，随卷归档，并在卷内列表注明录制内容、数量、时间、地点、制作人等。
第三十三条 本规范自发布之日起施行。
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