一、各大队应明确专人负责执法文书的领用、发放和日常保管工作，做好日常登记，建立文书管理档案，并将人员名单报执法监督科备案，做到责任到人，规范有序。
二、各大队应规范文书编号（具体编码规则附后），杜绝乱号、错号、漏号现象，文书种类、数量应与执法监督科发放记录一致。
三、各大队所领取文书应保证种类齐全，以便执法工作顺利开展。文书保管人员应将所管理文书的具体领用、使用情况以《文件领用记录表》、《文件发放记录表》等形式登记备案，杜绝丢失，堵塞漏洞。
四、文书作废时，应在文书正面标明“作废”字样后存档管理，不得随意遗弃或另作他用，其中《责令停止违法行为通知书》、《责令限期改正通知书》、《责令停止违法建设通知书》、《证据保存通知书》、《查封（扣押）决定书》、《（）物品清单》、《封条》、《解除证据保存通知书》、《解除查封（扣押）决定书》、《当场处罚决定书》等命令性或强制性文书，作废后必须交执法监督科统一销毁并制作《文书作废、销毁记录表》。
五、执法人员在执法过程中应将已领文书妥善保管，不得遗失、毁损，否则承担由此而引起的相应后果。
六、文书存根联及由银行代收罚款出具的收据（复印件）应于归档时粘贴于A4纸张上；无存根联的，复印归档。
七、各大队需领取文书时应将领用种类及数量提前告知执法监督科，并将文书使用过程中发现的问题及时报告，以便进一步完善完备文书的编制、发放及管理工作。
八、执法文书、档案管理应逐步推行ISO9001文件标准管理。
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